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Telefonkonferenz organisieren

In einer immer globaleren Geschäftswelt sind Telefonkonferenzen die ideale Lösung zur Verbesserung der Kommunikation von Personen und Gruppen. Sie erleichtern die Zusammenarbeit und Entscheidungsfindung und sparen viel Zeit und Reisekosten. 

Checkliste: Organisation einer Telefonkonferenz

• Erstellung einer Teilnehmerliste
• Abstimmung des Termins mit Uhrzeit und voraussichtlicher Dauer
• Kontakt mit einem Organisator von Telefonkonferenzen

  Beschaffung des Einwahl-PIN

  Abstimmung, ob die Telefonkonferenz
             mitgeschnitten werden soll 
             (Mitschnitt wird i.d.R. anschließend per
             .wav-Datei an den Konferenzleiter geschickt)
   

• Information der Teilnehmer über das Thema/Agenda
• Übermittlung aller notwendigen Unterlagen an die Teilnehmer
• Information über benötigte Hilfsmittel (z.B. Verträge, Unterlagen usw.)
• Information der Teilnehmer über die Telefonkonferenz selbst (z. B. Mitteilung des Einwahl-PIN, Aufklärung über evtl. Mitschnitt der Telefonkonferenz usw.

Wenn Sie flexibel bleiben möchten, können Sie Telefonkonferenzen durch unser Konferenzportal selbst organisieren. Einige Vorteile:

Unterstützendes Equipment durch Konferenztelefone

• Dial-In und Dial-Out Konferenzen mit bis zu 400 Teilnehmern

• Webkonsole zur Steuerung des Konferenzverlaufs

• Stumm- und Taubstummschaltungen, Wahlwiederholung, Zuschaltung und Trennung einzelner oder mehrerer Teilnehmer

• Gesprächsmitschnitte für Protokolle oder fehlende Teilnehmer

• Wortmeldefunktion für Konferenzen mit großem Audito

• Konferenzunterstützung durch Powerpointpräsentationen, Application Viewing, Flash-Animationen, Co-Browsing

• Integration verschiedener Adressbestände (Im- & Export)

Hier geht es zum Testzugang eines Anbieters.

• Welche Themen, Probleme oder Ideen möchten Sie erörtert haben?
• Auf welche Einwände oder Fragen könnten Sie stoßen? Wie können Sie diese entkräften?
• Falls Sie die Telefonkosten in Rechnung stellen können (z. B. Kunden) notieren Sie sich die Dauer der Konferenz und die anfallenden Gebühren
• Machen Sie während der Konferenz Notizen, fassen Sie Zwischenergebnisse und Resultate mündlich zusammen.
• Fassen Sie nach Ende der Telefonkonferenz die Fakten, Daten, Termine zusammen, solange die Informationen noch frisch sind oder
• bitten Sie um Übersendung eines eventuellen Mitschnitts der Telefonkonferenz.

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© officeorga® Heidi Floßbach