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Eigenbeleg / Notbeleg
Ohne Beleg bzw. ordentliche
Rechnung lässt sich
weder die Entstehung noch die Entwicklung von Geschäftsvorfällen
erkennen. Ein Beleg ist also als Beweis- und Kontrollmittel für die
sachliche Richtigkeit einer Buchung zu sehen. Es gilt der
Grundsatz: Keine Buchung ohne Beleg. Der Beleg ist somit als
Buchungsgrundlage zu sehen.
Um Zahlungsvorgänge zu
dokumentieren, für die Ihnen kein Fremdbeleg (Rechnung, Quittung
usw.) zur Verfügung steht (es wurde keiner ausgestellt oder bei
Verlust) haben Sie die Möglichkeit, einen Eigenbeleg auszustellen.
Bei verlorenen
Fremdbelegen sollte die Ausstellung eines Eigenbelegs als letzte
Möglichkeit gesehen werden. Besser ist es, vom Aussteller des
Fremdbeleges Ersatz zu bekommen (Ersatzbeleg oder Kopie der
Rechnung).
Als Dokumentations- und
Nachweisfunktion macht der Beleg kenntlich, mit wem Sie wann
welches Geschäft getätigt haben.
Damit der Eigenbeleg vom
Finanzamt anerkannt wird, muss er die folgenden Angaben enthalten:
- textliche Erläuterung des Geschäftsvorfalls
- Datum des Geschäftsvorfalls/der Aufwendung (im Zweifelsfall
geschätzt)
-
Name und Anschrift des Leistungserbringers
-
Unterschrift des Ausstellers
-
den Buchungsbetrag (möglichst belegt durch z.B.
Preisliste des Leistungserbringers, Kontoauszug usw.)
-
das Ausstellungsdatum
Fehlen diese Angaben
auch nur teilweise, wird das Finanzamt den Eigenbeleg
wahrscheinlich nicht anerkennen.
Eine Höchstgrenze für Eigenbelege gibt es
nicht. Allerdings liegt es im Ermessen des Finanzamtes, die
Glaubwürdigkeit eines Eigenbelegs anzuerkennen.
Beweiskraft von Eigenbelegen
Da Sie sich hinsichtlich
der Richtigkeit Ihrer Angaben nicht auf Angaben eines
Fremdausstellers (z. B. Lieferanten) berufen können, ist die
Beweiskraft von Eigenbelegen eingeschränkt. Plausible Verbindungen
des Eigenbelegs zu einem Geschäftsvorfall (z.B. Dienstreise am
2.2.2004 nach Hannover - Ausstellung Eigenbeleg über den Kauf
eines Stadtplans Hannover an diesem Tag) und eine insgesamt
ordnungsgemäße und plausible Buchhaltung schafft gute
Voraussetzungen zur Anerkennung eines Eigenbelegs.
Mehrwertsteuer/Vorsteuer auf
Eigenbelegen
Auf einem Eigenbeleg darf im
Normalfall
keine Vorsteuer geltend gemacht werden. Aber auch hier gilt die Frage
der Glaubwürdigkeit. Können Sie z.B. zum Eigenbeleg einen Kontoauszug
vorweisen, aus dessen Inhalt annähernd hervorgeht, dass der Betrag
Mehrwertsteuerpflichtig war, können Sie bei einem gnädigen Steuerprüfer
die Vorsteuer geltend machen. So
könnte ein Eigenbeleg aussehen:
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Beschreibung und
Datum des
Geschäftsvorfalls/Art der Aufwendung::
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Betrag Brutto je
Stück:
EUR
Betrag Brutto gesamt:
EUR
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Name/Anschrift des
Leistungserbringers:
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¨ Es wurde keine Vorsteuer aus dem o.g.
Bruttobetrag gezogen.
¨ Vorsteuer wurde aus dem Bruttobetrag
gezogen (Nachweis über Plausibilität ist diesem Beleg
beigefügt) |
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Datum
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Name des Ausstellers
/ Unterschrift
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Eigenbeleg / Notbeleg
als rtf / Textdatei
Eigenbeleg / Notbeleg
pdf
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