Um
welche Unterlagen handelt es sich, wenn man von "Arbeitspapieren"
spricht?
- Arbeitsvertrag
- Lohnsteuerkarte
- Sozialversicherungsausweis
- Aufenthaltserlaubnis und Arbeitserlaubnis (bei
ausländischen Arbeitnehmern)
1. Arbeitsvertrag
Ein schriftlicher Arbeitsvertrag ist gesetzlich nicht
vorgeschrieben. Allerdings muss ein Arbeitsvertrag schriftlich
geschlossen werden, wenn dies in dem für das Arbeitsverhältnis
maßgeblichen Tarifvertrag verlangt wird.
Ausnahme: Ausbildungsdienstverhältnisse sind in jedem Fall
schriftlich zu vereinbaren!
Da der Arbeitgeber auch bei nicht schriftlichem Vertrag
aufgrund des Nachweisgesetzes verpflichtet ist, spätestens
einen Monat nach Beginn der Beschäftigung die wesentlichen
Arbeitsbedingungen schriftlich niederzulegen und diese
Niederschrift dem Arbeitnehmer auszuhändigen, wird es kaum ein
Arbeitsverhältnis ohne schriftlichen Arbeitsvertrag geben.
Diese Daten müssen im Arbeitsvertrag oder der
Niederschrift enthalten sein:
- Name und Anschrift der Vertragsparteien
- Beginn des Arbeitsverhältnisses
- vorhersehbare Dauer (bei Befristung)
- Arbeitsort
- Tätigkeitsbeschreibung
- Höhe und Zusammensetzung des Arbeitsentgelts (hier kann
auf Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen verwiesen
werden)
- vereinbarte Arbeitszeit (hier kann auf Tarifverträge oder
Betriebsvereinbarungen verwiesen werden)
- Dauer des Erholungsurlaubs (hier kann auf die gesetzlichen
Vorschriften, oder auf Tarifverträge oder
Betriebsvereinbarungen verwiesen werden)
- Kündigungsfrist (hier kann auf die gesetzlichen
Vorschriften, oder auf Tarifverträge oder
Betriebsvereinbarungen verwiesen werden)
Handelt es sich bei der Beschäftigung um einen
Auslandseinsatz, muss ein zusätzlicher Vertrag geschlossen
werden, oder folgende Kriterien müssen mit in den
Arbeitsvertrag aufgenommen werden.
- Dauer des Auslandsaufenthaltes
- Währung für das Arbeitsentgelt
- Festlegung zusätzlicher Leistungen durch den Arbeitgeber
- Bedingungen der Rückkehr
2. Lohnsteuerkarte
Arbeitnehmern, die im Inland ihren Wohnsitz oder
gewöhnlichen Aufenthalt haben, wird von der Gemeinde eine
Lohnsteuerkarte ausgestellt. Anderen Arbeitnehmern erteilt das
Finanzamt eine Bescheinigung über die beim Lohnsteuerabzug
maßgebenden Daten.
Die für Lohnsteuer- und Kirchensteuerabzug maßgebenden
Daten entnimmt der Arbeitgeber der Lohnsteuerkarte
- Steuerklasse
- Zahl der Kinderfreibeträge (obwohl der Kinderfreibetrag
bei der Berechnung der Lohnsteuer keine Rolle mehr spielt,
mindert er weiterhin den Solidaritätszuschlag und
Kirchensteuer)
- Freibeträge
- Geburtsdatum
- Konfession
Vor Beginn des Kalenderjahres oder beim
Eintritt in das Dienstverhältnis muss der Arbeitnehmer dem
Arbeitgeber die Lohnsteuerkarte vorlegen.
Bei schuldhafter Nichtvorlage der Lohnsteuerkarte ist der
Arbeitgeber verpflichtet, die Lohnsteuer nach der ungünstigsten
Steuerklasse VI zu berechnen.
Nach Ablauf eines Kalenderjahres oder bei Beendigung des
Dienstverhältnisses hat der Arbeitgeber auf der Rückseite der
Lohnsteuerkarte die Lohnsteuerberechnung vorzunehmen. Da es sich
um eine Urkunde handelt, ist es dem Arbeitgeber, dem
Arbeitnehmer und anderen Personen verboten, diese Eintragungen
zu ändern.
3. Sozialversicherungsausweis
Die Ausstellung eines Sozialversicherungsausweises erfolgt
für jeden Beschäftigen vom Rentenversicherungsträger von Amts
wegen.
Der Arbeitgeber ist verpflichtet, sich bei Beginn der
Beschäftigung den Sozialversicherungsausweis vorlegen zu lassen.
Es empfiehlt sich, eine Kopie des SozV-Ausweises zu der
Personalakte zu nehmen. Der Arbeitnehmer ist binnen der
gesetzlich vorgesehenen Frist
durch das Formular "Meldung
zur Sozialversicherung" bei der vom Arbeitnehmer
gewählten Krankenkasse anzumelden.
Kommt der Arbeitnehmer seiner Vorlagepflicht bei Beginn der
Beschäftigung oder binnen drei Tagen danach nicht nach, so ist
der Arbeitgeber verpflichtet, der zuständigen Krankenkasse
unverzüglich eine Kontrollmeldung
(Formular) zu erstatten.
Von der Vorlagepflicht ausgenommen sind:
- geringfügig beschäftigte Schüler unter 16 Jahren
- Beschäftigte in Privathaushalten, wenn die Beschäftigung
geringfügig ist
- mitarbeitende Familienangehörige in einem
landwirtschaftlichen Unternehmen
- ins Inland entsandte Arbeitnehmer (Beantragung eines
Ersatzausweises bei der Krankenkasse)
ABER: wegen Geringfügigkeit der Beschäftigung
versicherungsfreie Arbeitnehmer, sowie Studenten, die in der
Rentenversicherung wegen Geringfügigkeit versicherungsfrei sein
können sind vorlagepflichtig!
Bei bestimmten Beschäftigungen besteht für den Arbeitnehmer
Mitführungspflicht des mit einem Foto
versehenen Sozialversicherungsausweises.
- Baugewerbe einschließlich Ausbau- und Baunebengewerbe,
sowie im Garten- und Landschaftsbau
- Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
- Personen- und Güterbeförderungsgewerbe
- Schaustellergewerbe
- Gebäudereinigungsgewerbe
- Messe- und Ausstellungsbau
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