Beim Einsatz
von nicht verschlüsselten E-Mails sollte man nicht vergessen,
dass diese vor Zugriffen Dritter i.d.R. nicht geschützt sind.
Der Versand einer E-Mail ist daher zu vergleichen mit dem
Versand einer Postkarte oder Drucksache. Es entstehen folgende
Risiken:
- Unbefugtes
Lesen
- Unbefugtes
Öffnen
- Wiederverschließen einer unbefugt geöffneten E-Mail, damit der
rechtmäßige Empfänger nichts merkt
- Systematische Auswertung großer Mengen unbefugter E-Mails
- Weiterverschicken einer unberechtigt geöffneten oder empfangenen
E-Mail
- Verändern
des Inhaltes einer unbefugt (oder auch befugt) geöffneten E-Mail
Weiterhin sollten Sie beim Versand per E-Mail das
eigentliche Anschreiben als separate pdf-Datei schicken. Der
Text in Ihrer Mail wird dann zum "Anschreiben zum Anschreiben"
und hat demnach entsprechend geringes Gewicht. Sie können
dieses "Sekundäranschreiben" daher problemlos ein wenig
persönlicher formulieren.
Bei Vorab-Versand per Mail: niemals Word-Dateien versenden,
denn aus ihnen lässt sich gegebenenfalls früherer Inhalt der
Datei ohne großen Aufwand rekonstruieren. Wenn Sie z.B. ein
altes, bereits an einen anderen Kunden verschicktes Angebot
als Vorlage verwenden, kann der Kunde u. U. nachvollziehen,
and wen das Angebot gegangen ist und welche Konditionen Sie
eingeräumt haben. Das kann Ihnen beim Versand als pdf-Datei
nicht passieren.
Beim gleichzeitigen Versand einer E-Mail an mehrere
Personen kann jeder Empfänger die Namen aller anderen sehen,
die unter "an..." oder "Cc..." eingetragen sind. Weitere
Empfänger werden unsichtbar, wenn Sie die Adressen im Feld "Bcc..."
(blind carbon copy) eintragen.
Beim Versand einer E-Mail, wird die "Post" nicht von
Rechner zu Rechner geschickt. Der Versand von E-Mails ist ein
so genannter „store and forward"-Dienst, d.h. eine Maschine
leitet die Post solange weiter, bis sie ihr Ziel erreicht hat.
Diesen Vorgang kann man mit der Beförderungskette der normalen
Post durch Postämter, Postvertriebszentren und Briefträger
vergleichen.
Um einen evtl. unbefugten Empfänger zu sensibilisieren,
wird am Ende des Textes oft ein Text in deutsch und/oder
englisch angehängt. Dieser weist auf die Vertraulichkeit des
Inhaltes hin und bittet einen Empfänger, der diese E-Mail aus
Versehen empfängt, um Vertraulichkeit.
Diese sog. Disclaimer werden von vielen Empfängern als
„Wasserkopf“ empfunden. Eine rechtliche Bedeutung haben
Disclaimer allerdings nicht. Deshalb ist jedem selbst
überlassen, sie einzusetzen oder nicht. Ein kurzer Hinweis auf
Virenprüfung beim Postausgang ist allerdings beruhigend.
Beispiel
für E-Mail Disclaimer
Diese
E-Mail enthaelt vertrauliche oder rechtlich geschuetzte
Informationen. Wenn Sie nicht der beabsichtigte Empfaenger
sind, informieren Sie bitte sofort den Absender und loeschen
Sie diese E-Mail. Das unbefugte Kopieren dieser E-Mail oder
die unbefugte Weitergabe der enthaltenen Informationen ist
nicht gestattet.
The information contained in this message is confidential or
protected by law. If you are not the intended recipient,
please contact the sender and delete this message. Any
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distribution of the information contained herein is
prohibited.
