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Mahnwesen Die schlechte Zahlungsmoral wird in jüngerer
Zeit wieder verstärkt beklagt. Die Bedrohung vor allem
kleinerer und mittelständischer Unternehmen durch säumige
Kunden und entsprechende Forderungsausfälle sind nicht von
der Hand zu weisen.
Ein ordentliches
Mahnwesen ist aus diesem Grund für fast jedes Unternehmen
unverzichtbar. Es erspart viel Ärger,
Kosten und Aufwand.
Nur wenn der Kunde in Verzug ist,
muss er für die Kosten seiner Verspätung aufkommen.
Verzug tritt immer dann ein, wenn die
Leistungszeit eindeutig kalendermäßig bestimmt und abgelaufen
ist oder wenn ein Kunde auf eine Mahnung, die nach Eintritt der
Fälligkeit erfolgt, nicht zahlt. Ab Beginn des Verzugs können Verzugszinsen geltend gemacht werden.
Schon bei
Erstellung einer Rechnung sollten Sie optimale Voraussetzungen
für ein eventuell später notwendiges Mahnwesen schaffen. So
sollten Sie bereits in der Rechnung feststellen, ab wann der
Kunde in Verzug gerät. Die Verwendung der Formulierung "Zahlung
zwei Wochen nach Lieferung" oder "Zahlung 30 Tage nach
Rechnungserhalt" machen es zwar möglich, das Datum der
Fälligkeit zu errechnen, sagen jedoch nichts darüber aus, wann
der Verzug des Kunden eintritt. Als Zahlungsziel sollten Sie
deshalb schon in der Rechnung ein konkretes Datum angeben
"zahlbar bis zum 25. September 2011".
Entgegen weit verbreiteter Ansicht
sind nicht drei Mahnungen nötig. Bedeutsam ist die erste
Mahnung, weil sie bereits den Verzug des Kunden bewirkt. Aus
diesem Grund sollte man die erste Mahnung besonders gut
dokumentieren (schriftlich und Kopie einbehalten). Vom
Zugang der ersten Mahnung können vom Schuldner Verzugszinsen
und gegebenenfalls sonstige Verzugsschäden, etwa Anwaltskosten,
verlangt werden.
Auch wenn der
Kunde nicht die Zahlungsmoral pflegt, die man sich wünschen
würde, empfiehlt es sich, unabhängig von der Gesetzgebung,
folgenden Mahnprozess einzuhalten:
- Senden Sie nach Ablauf der
vereinbarten Zahlungsfrist (in der Regel 30 Tage) zunächst
eine höfliche, aber bestimmte
Zahlungserinnerung
(vermeiden Sie den Gebrauch des Wortes "Mahnung",
obwohl auch die Zahlungserinnerung eine ist) samt neuer
Frist. Jeder kann im Eifer des Gefechts einmal etwas übersehen.
Im Zeitalter der modernen Textverarbeitung können Sie auch den Text
als Baustein in die fällige Rechnung setzen und diese dem Kunden
nochmals übersenden.
- Bleibt das
Erinnerungsschreiben ohne Erfolg, verschicken Sie die
zweite
Mahnung (zweite Mahnung, weil das Erinnerungsschreiben
als erste Mahnung gilt). Schreiben Sie den Begriff
„Mahnung“ fett in die Betreffzeile. Nennen Sie Auftrag
bzw. Vertrag, Lieferdatum, Rechnungsnummer, Zahlungstermin.
Und setzen Sie eine neue First, bis wann die überfällige
Zahlung erfolgt sein muss (üblicher Zeitraum: 14 Tage).
Dieser Tag muss ein Werktag sein, sonst kann der Gläubiger
die gesetzte Frist nicht einhalten. Falls Sie die zweite Mahnung pflegen wollen,
sollte diese bald nach der Zahlungserinnerung erfolgen (ca. 14 Tage später).
Ebenso kann ein Hinweis
erfolgen, dass Verzugszinsen geltend gemacht werden und bei
fruchtlosem Ablauf der Zahlungsfrist ernste Beitreibungsmaßnahmen (z. B.
Mahnbescheid, Abgabe an Anwalt oder Inkassobüro)
ergriffen werden.
Wichtig ist, dass die angekündigten Maßnahmen
dann auch tatsächlich ergriffen werden und dieser dritte
vorgerichtliche Mahnschritt alsbald folgt.
Hinweis: Im außergerichtlichen Mahnverfahren sind zunächst nur
die so genannten baren Auslagen ersatzfähig. Das heißt,
Personalkosten für eigene Mahnabteilungen sind nicht umlagefähig.
Inhalte des Mahnschreibens
Ein Mahnschreiben muss nicht als solches erkennbar sein, sollte
aber folgende Elemente enthalten:
- genaue Absender- und Gläubigerbezeichnung
- genaue Forderungsbezeichnung
- Hinweis, dass die Schuld eingefordert wird
- Angabe des Kontos, auf das eingezahlt werden soll
Verzugszinsen
Der Schuldner hat die Forderung ab
Verzugseintritt zu verzinsen.
- Forderung
gegen Privatpersonen (sog.
Verbraucher)
Der Basiszinssatz ist in §
247 BGB festgelegt. Der Zinssatz ändert
sich je zum 1. Januar und zum 1. Juli einen jeden
Jahres.
- Forderung
von Geschäftspersonen gegen Geschäftspersonen
- Mit Nachweis der
Banken oder auf andere Weise kann der Gläubiger einen höheren
Zinssatz geltend machen.
Gerichtskosten und Anwaltskosten
- Gerichtskosten und Anwaltgebühren sind
ab Verzugseintritt von Schuldner zu
begleichen.
- Die Höhe der Gerichtskosten und
Anwaltsgebühren hängt von der Höhe der Forderung (ohne
Zinsen) ab.
- Die Kosten für das Gericht sind vom Gläubiger
im voraus an das Gericht zu entrichten.
- Der Schuldner muss diese Kosten
erstatten, wenn und soweit Vollstreckungsbescheid erteilt
wird oder er bei Widerspruch im Gerichtsverfahren verurteilt
wird.
Einleitung des Mahnverfahrens
- Das Mahnverfahren wird durch
Einreichung eines Antrags auf Erlass eines Mahnbescheids
beim zuständigen Gericht eingeleitet.
- Der Mahnbescheid wird von
diesem Gericht erlassen.
- Damit der Mahnbescheid dem Gläubiger
auch zugestellt wird, muss eine halbe Gerichtsgebühr
vom Gläubiger an das Gericht bezahlt werden.
Wird diese Gebühr nicht bezahlt, wird der Mahnbescheid auch
nicht zugestellt.
- Nach Entrichtung der Gebühr stellt das
Geicht den Mahnbescheid von Amts wegen an den Schuldner zu.
Zahlt der säumige Kunde
auch nicht aufgrund des gerichtlichen
Mahnbescheides und legt er gleichfalls keinen Widerspruch
ein, kann vom Gläubiger beim Mahngericht nach Ablauf der
Zahlungsfrist (zwei Wochen) ein Vollstreckungsbescheid beantragt
werden. Dieser wird dann vom Gericht erlassen und wiederum an
den Schuldner versendet werden. Auch in diesem Fall beträgt die
Zahlungs- und Einspruchsfrist des Schuldners zwei Wochen. Kommt es nach dieser letzten Frist
wiederum nicht zur Zahlung oder zu einem Widerspruch, erhält
der Antragsteller einen sogenannten „Titel“, den
Vollstreckungsbescheid. Damit kann der Gerichtsvollzieher eine
Pfändung beim Schuldner durchführen. Ebenfalls ist ggf. die
Durchführung einer Kontopfändung oder die Pfändung des
Einkommens des Schuldners bei seinem Arbeitgeber möglich.
Legt der vermeintliche
Schuldner Widerspruch bzw. Einspruch ein, geht das Mahnverfahren
in die Klage über, da nunmehr Ihre Forderung vom Schuldner
bestritten wird. In diesem Fall wird in einem gerichtlichen
Verfahren geklärt, ob und in welcher Höhe Ihre Forderung
gegenüber dem Schuldner rechtmäßig ist. Hierzu ist
die Forderung in einer der Kl ageschrift entsprechenden
Form zu begründen (Anspruchsbegründung) und an das
zuständige Gericht zu senden. Da das Prozessrecht
enge Anforderung an die Anspruchsbegründung stellt, ist
spätestens zu diesem Zeitpunkt die Zuziehung eines
Rechtsanwalts zu empfehlen. Die Zuziehung eines
Rechtsanwalts ist u. a. zwingend, wenn die Forderung vor
einem Landgericht geltend zu machen ist (regelmäßig ab EUR 5.000,00).
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