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Zahlungserinnerung / Mahnung

Die schlechte Zahlungsmoral wird in jüngerer Zeit verstärkt beklagt. Die Bedrohung vor allem kleinerer und mittelständischer Unternehmen durch säumige Kunden und entsprechende Forderungsausfälle sind nicht von der Hand zu weisen. 

Ein ordentliches Mahnwesen ist aus diesem Grund für fast jedes Unternehmen unverzichtbar. Es erspart viel Ärger, Kosten und Aufwand. 

Nur wenn der Kunde in Verzug ist, muss er für die Kosten seiner Verspätung aufkommen. Verzug tritt immer dann ein, wenn die Leistungszeit eindeutig kalendermäßig bestimmt und abgelaufen ist oder wenn ein Kunde auf eine Mahnung, die nach Eintritt der Fälligkeit erfolgt, nicht zahlt. Ab Beginn des Verzugs können Verzugszinsen geltend gemacht werden. 

Schon bei Erstellung einer Rechnung sollten Sie optimale Voraussetzungen für ein eventuell später notwendiges Mahnwesen schaffen. So sollten Sie bereits in der Rechnung feststellen, ab wann der Kunde in Verzug gerät. Die Verwendung der Formulierung "Zahlung zwei Wochen nach Lieferung" oder "Zahlung 30 Tage nach Rechnungserhalt" machen es zwar möglich, das Datum der Fälligkeit zu errechnen, sagen jedoch nichts darüber aus, wann der Verzug des Kunden eintritt. Als Zahlungsziel sollten Sie deshalb schon in der Rechnung ein konkretes Datum angeben "zahlbar bis zum 25. Juni 2011".

Entgegen weit verbreiteter Ansicht sind nicht drei Mahnungen nötig. Bedeutsam ist die erste Mahnung, weil sie bereits den Verzug des Kunden bewirkt. Aus diesem Grund sollte man die erste Mahnung besonders gut dokumentieren (schriftlich und Kopie einbehalten). Vom Zugang der ersten Mahnung können vom Schuldner Verzugszinsen und gegebenenfalls sonstige Verzugsschäden (z.B. Anwaltskosten) verlangt werden. 

Auch wenn der Kunde nicht die Zahlungsmoral pflegt, die man sich wünschen würde, empfiehlt es sich, unabhängig von der Gesetzgebung, folgenden Mahnprozess einzuhalten:

• Senden Sie nach Ablauf der vereinbarten Zahlungsfrist zunächst eine höfliche, aber bestimmte Zahlungserinnerung samt neuer Frist - jeder kann im Eifer des Gefechts einmal etwas übersehen. Vermeiden Sie den Gebrauch des Wortes "Mahnung", obwohl auch die Zahlungserinnerung eine ist. Im Zeitalter der modernen Textverarbeitung können Sie auch den Text als Baustein in die fällige Rechnung setzen und diese dem Kunden nochmals übersenden.

• Bleibt das Erinnerungsschreiben ohne Erfolg, verschicken Sie die zweite Mahnung (zweite Mahnung, weil das Erinnerungsschreiben als erste Mahnung gilt). Schreiben Sie den Begriff „Mahnung“ fett in die Betreffzeile. Nennen Sie Auftrag bzw. Vertrag, Lieferdatum, Rechnungsnummer, Zahlungstermin. Und setzen Sie eine neue First, bis wann die überfällige Zahlung erfolgt sein muss (üblicher Zeitraum: 14 Tage). Dieser Tag muss ein Werktag sein, sonst kann der Gläubiger die gesetzte Frist nicht einhalten. Falls Sie eine zweite Mahnung schreiben wollen, sollte diese bald nach der Zahlungserinnerung erfolgen (ca. 14 Tage später). Ebenso kann ein Hinweis erfolgen, dass Verzugszinsen geltend gemacht werden und bei fruchtlosem Ablauf der Zahlungsfrist ernste Beitreibungsmaßnahmen (z. B. Mahnbescheid, Abgabe an Anwalt oder Inkassobüro) ergriffen werden.