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Der Geschäftsbrief
Korrespondenz als Chance
und Fundament moderner Unternehmensführung
Einleitung
Der Schriftverkehr
vermittelt Ihrem Geschäftspartner einen wichtigen Eindruck über Ihr
Unternehmen. Die korrekte Gestaltung Ihrer Briefe, als auch deren Inhalt
sind wichtige Kriterien für Erfolg oder Misserfolg Ihres Unternehmens.
Jeder Brief, der – egal von wem – im Namen des Unternehmens verschickt
wird, transportiert durch Form und Inhalt das Image des Unternehmens
nach außen.
Ihre Korrespondenz
sollten Sie deshalb nicht ausschließlich als Mittel sehen, für Kaufleute
übereinstimmende Willenserklärungen zustande kommen zu lassen, die ein
Rechtsgeschäft begründen – sondern als Chance zu
-
Erhaltung des
Unternehmensimages bzw. dessen Verbesserung
-
bessere
Verkaufschancen – mehr Erfolg
Die DIN 5008 ist die
Richtlinie für die Schreib- und Gestaltungsregeln der
Textverarbeitung und ist beim Beuth-Verlag (www.beuth.de)
erhältlich. Die DIN 5008 ist eine Richtlinie – kein Muss. Dennoch
sollten Sie die DIN 5008 bzw. deren wichtigsten Inhalte kennen, da
bestimmte Regeln sehr sinnvoll sind (z.B. Weglassen der Leerzeile im
Anschriftfeld – Vorteil: Bessere maschinelle Lesbarkeit bei der Post und
damit schnellere Zustellung).
Über diese Richtlinie
hinaus gibt es eine ganze Reihe von Gesichtspunkten, die für die
Gestaltung Ihrer Briefe von Bedeutung sind. Wichtig ist, dass alle
Briefe ein einheitliches Format haben.
Sinnvoll ist es, jedem
Mitarbeiter eine firmeninterne Richtlinie auszuhändigen, damit die
Einheitlichkeit nicht gestört wird. Die Verwendung von Formatvorlagen
ist ebenfalls hilfreich, allerdings zeigt die Praxis, dass diese oftmals
unwissentlich umformatiert werden. In firmeninternen Richtlinien sollte
z.B. festgelegt sein, ob Block- oder Flattersatz verwendet wird, wie
Nummerierungen zu gestalten sind (z.B. 1. oder I. A. usw.), welches
Symbol Aufzählungen vorangestellt wird (z.B.
_
oder Ø
oder ¾
oder �
usw.). Außerdem kann Sie Anregungen zum Schreibstil enthalten. So wird
ein konservatives Unternehmen einen anderen Schreibstil pflegen, als
eine flippige Werbeagentur.
Im Laufe der Jahre hat
sich der Schreibstil der Geschäftskorrespondenz (auch für konservative
Unternehmen oder Behörden) gewandelt. Formulierungen, die früher für
einen höflichen Briefstil unbedingt erforderlich waren, gelten heute als
rückständig und verstaubt. Die ehemals demütigen, weitschweifigen
Formulierungen sind einem selbstbewusstem Stil und klarer Ausdrucksweise
gewichen.
In diesem Leitfaden
finden Sie nicht nur Wissenswertes über formal korrekte Korrespondenz
sondern auch Alternativen zu veralteten Formulierungen. Hilfe stellend
soll es Sie unterstützten, Ihren ganz persönlichen (Schreib-) Stil zu
finden.
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