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Fax Mit
dem Telefax kann verbindliche, schriftliche Korrespondenz ohne
Zeitverzögerung stattfinden. Aus diesem Grund ist es aus der
modernen Bürokommunikation nicht mehr weg zu denken.
Auch bei Faxen wird erwartet, dass Sie den Normen der
Geschäftskorrespondenz entsprechen, der Ton sollte also klar,
präzise und höflich sein. Die Gestaltung und einheitliche Verwendung eines
eigens für Ihr Unternehmen entworfenen Fax-Deckblattes hilft
ebenfalls bei der Erfüllung dieser Normen. Außerdem steigern
Sie den Wiedererkennungswert Ihres Unternehmens.
| Ein
Fax hat - auch mit Sendebericht - nicht den gleichen Status wie ein
Einschreiben.
Wenn Sie z. B. eine Kündigung faxen,
sollten Sie dies unbedingt frühzeitig tun und eine
Kündigungsbestätigung anfordern. Sollte diese nicht vor dem letzten
Kündigungstermin eingehen, sollten Sie die Kündigung zusätzlich per
Einschreiben versenden. |
Inhalte eines Fax-Deckblattes
- Name Ihres Unternehmens
- Name des Absenders mit Angabe
der Telefon- und Faxnummer (Durchwahlnummern), sowie E-Mailadresse
- Empfänger: Name des
Unternehmens, sowie Name der Person, für die das Fax
bestimmt ist, sowie dessen Faxnummer
- Datum
- Betreff
- Anzahl der Seiten des Faxes
mit oder ohne Deckblatt (für den Fall von
Übertragungsproblemen ist so schnell zu erkennen, ob das
Fax vollständig angekommen ist)
- Raum für Kurzmitteilungen
Nachteil: Faxe sind weniger
vertraulich und unsicherer als ein Brief!
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