Bei der Erledigung der geschäftlichen Korrespondenz werden korrekte Umgangsformen und ein angemessener Briefstil erwartet. Der durch die Korrespondenz transportierte, freundliche Ton vermittelt dem Adressaten Eindrücke wie Kundenfreundlichkeit, Professionalität usw.

Gestaltung und Stil

• Der Inhalt des Briefes soll klar strukturiert sein. 
• Verwenden Sie kurze Sätze (10-15 Wörter), keine Schachtelsätze.
• Benutzen Sie den Sie-Stil nicht den Wir-Stil, Verbal- statt Nominalstil.
• Formulieren Sie persönlich und positiv mit angemessener und höflicher Wort.
• Verwenden Sie keine umständlichen Formulierungen, vermeiden Sie unnötige Wiederholungen.
• Verwenden Sie den Konjunktiv, Passivformen, Modalverben nur sparsam und verzichten Sie auf Übertreibungen und Superlative.
• Der wichtigste Inhalt des Satzes sollte am Satzanfang stehen.

Gestaltung von Briefen - Schluss mit verstaubten Sitten

• Schreiben Sie einzeilig, Absätze werden durch zusätzlich ½ Zeile Abstand kenntlich gemacht (oder weitere Leerzeile).
• Bei sehr kurzen Briefen 1½-zeilig schreiben, damit sich ein besseres Gesamtbild ergibt.
• Verwenden Sie eine gut lesbare Schriftart mit einer Schriftgröße nicht unter 11 (z.B. die Schriftarten Times New Roman 12pt und Arial 11pt).
• In der Betreffzeile schreiben Sie nur das Thema des Briefes, nicht das Wort Betreff oder Betr.
  Beispiel: 
  Angebot   NICHT: Betr.: Angebot
  Wir haben hier ein sehr einfaches Beispiel für den Betreff gewählt. Bei der Formulierung des Betreffs sollten Sie berücksichtigen, dass dies der Aufhänger des Briefes ist, der die größte Aufmerksamkeit entgegen gebracht wird.
  Die Betreffzeile wird fett gedruckt und endet nicht mit einem Punkt.
  Nach der Betreffzeile folgen 2 Leerzeilen, bevor Sie mit der Anrede fortfahren.
  Nach der Anrede wird eine Leerzeile eingefügt.
• Formulieren Sie so, dass sich nach 4-5 Zeilen ein neuer Absatz ergibt.
• Rücken Sie Zahlen und Fakten der Übersichtlichkeit halber ein.
• Verwenden Sie zum Herausheben von Worten die Fettschrift.
• Nach der Anrede (z. B. Sehr geehrte Damen und Herren) wird ein Komma gesetzt und klein weiter geschrieben. KEIN Ausrufezeichen! Vergewissern Sie sich, dass Sie die richtige Anrede verwenden.
• Die Anrede "Fräulein" wird auch bei sehr jungen oder unverheirateten Ansprechpartnerinnen nicht mehr verwendet. 
• Die Standard-Schlussformulierung ist "Mit freundlichen Grüßen". Formeln wie "Hochachtungsvoll" sind veraltet und werden teilweise eingesetzt, um seine Missachtung zum Ausdruck zu bringen.
  
  Weiter Beispiele für Grußformulierungen:

  Freundliche Grüße aus Düsseldorf
  Freundliche Grüße nach München
  Herzliche Grüße und ein schönes Wochenende
   

• Unter der handschriftlichen Unterschrift sollte die Ihr Vor- und Nachname gedruckt stehen. Der Vorname gibt dem Empfänger Aufschluss darauf, wie er Sie in einem Antwortschreiben anzusprechen hat (Frau Soundso, Herr Soundso). Unter dem gedruckten Vor- und Nachnamen kann die Position des Unterzeichners ohne Leerzeile aufgeführt werden.
  
  Beispiel:
  
  Ende des Brieftextes, Ende des Brieftextes, Ende des Brieftextes, Ende des Brieftextes, Ende des Brieftextes, Ende des Brieftextes, Ende des Brieftextes, Ende des Brieftextes, Ende des Brieftextes, Ende des Brieftextes, Ende des Brieftextes, Ende des Brieftextes, Ende des Brieftextes, Ende des Brieftextes, Ende des Brieftextes.
  ®
  Mit freundlichen Grüßen
  ®
  Mustermann GmbH
  ®
  ®
  ®
  i. V. Simone Engel
  Produktmanagerin IT
   
• Aus rechtlichen Gründen müssen viele Briefe von zwei Personen unterschrieben werden. Der Ranghöhere wird links platziert, der Rangniedrigere weiter rechts
   
• Angaben über eventuelle Anlagen und/oder Verteilerkreis erfolgen am Ende des Briefes.
  
  Beispiel:
  
  Anlage
  Jahresbericht 2009
  Protokoll der Sitzung vom 27.09.2009
  
  Verteiler
  Frau Fröhlich
  Frau Meier
  Herr Schmitt
   
• Sie sollten die DIN der Schreib- und Gestaltungsregeln der Textverarbeitung kennen. Allerdings sollten Sie auch beherzen: "Keine Regel ohne Ausnahme". Manchmal verleiht es einem Brief eine individuelle oder persönliche Note, wenn man sich nicht an alle Regeln hält.

Die geschäftliche Korrespondenz dient in den meisten Fällen dazu, Sachverhalte verbindlich zu klären. Aus diesem Grund müssen Sie die Formulierungen wohl überlegen.

Dienlich ist es, sich ausreichend vorzubereiten. Stellen Sie alle nötigen Informationen zusammen und erstellen Sie eine kleine Checkliste mit zu berücksichtigenden Inhalten (Anrede, welche Information möchten Sie rüberbringen, welche Ziele verfolgen Sie, mögliche Fragen oder Einwände ausschalten, muss auf Anlagen hingewiesen werden, sind Ansprechpartner zu benennen usw.).

Im Einleitungssatz wird der Bezug zum Adressaten hergestellt (auf einen Anruf, oder eine Anfrage wird Bezug genommen usw.). Nach dem Gesamteindruck des Schriftstückes entsteht beim Einleitungssatz der "erste Eindruck" des Lesers.

Im Hauptteil wird das Anliegen vorgebracht. Versetzen Sie sich dabei in die Lage/auf den Kenntnisstand des Lesers. Bedenken Sie, dass die Aufmerksamkeit des Lesers am Anfang noch groß ist und im Verlauf des Lesers abnimmt. Für jeden Gedankengang machen Sie einen neuen Absatz, ein Absatz sollte nicht mehr als zwei Aussagen enthalten.

Im Schlussteil wird das Wesentliche herausgestellt oder Nachdruck verliehen. Ebenso wird festgehalten, wie es weitergeht (was hat der Empfängern zu tun, an wen soll er sich wenden usw.).

Vor dem Versand des Briefes überprüfen Sie den Inhalt des Briefes erneut auf Schlüssigkeit der Sätze, Rechtsschreibfehler, Zeichensetzung. Eine Kopie des Briefes verbleibt in Ihren Akten, damit zu jeder Zeit von jeder Person der Vorgang nachvollzogen werden kann.

Anschriften und Anreden - Der Ratgeber für Anschriften und Anreden ist aus der protokollarischen Praxis des Bundesministeriums des Inneren entstanden.
Der 166 Seiten starke Ratgeber soll Orientierungshilfen für Formulierungen im Umgang mit Persönlichkeiten des öffentlichen und gesellschaftlichen Lebens geben. Ratgeber für Anschriften und Anreden (pdf-Datei)

 

Praxistipp: Manchmal kann man am Vornamen des Korrespondenzpartners nicht erkennen, ob es sich um eine Frau oder einen Mann handelt. Das macht es schwer, die Person richtig anzusprechen. Klarheit darüber, ob es sich um einen weiblichen oder männlichen Namen handelt finden Sie in vielen Fällen in der Namensdatenbank "NamepediA". Die Namensdatenbank enthält tausende von Vornamen aus aller Welt mit Geschlecht, Bedeutung, Herkunft, Sprachen etc.

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