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Gesprächs- / Telefonnotizen
Notizen (Gesprächs- und Telefonnotizen) werden als Erinnerungsstützen
geschrieben, die entweder abgearbeitet und anschließend
vernichtet werden, oder als Aktennotiz aktenkundig gemacht
werden. Notizen gelten zur Erinnerung an eine Aufgabe oder
Pflicht für sich selbst oder andere, oder um Informationen
weiterzugeben. Eine Notiz bestehend aus Stichworten ist oft
nicht präzise genug. Es empfiehlt sich den Telegrammstil zu
bevorzugen.
Notizen für sich selbst müssen keiner Norm
entsprechen. Schreiben Sie jedoch eine Notiz für eine andere Person, so muss
die Notiz gut lesbar, knapp, präzise und verständlich sein.
Telefonnotizen
Ist Ihnen das auch schon passiert?
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Sie haben sich bei einem Telefonat Notizen auf ein
Zettelchen gemacht, aber dieser erwies sich als zu klein - das Resultat:
unübersichtliche, kaum noch lesbare Informationen.
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Sie haben einem Anrufer einen Rückruf versprochen und
haben vergessen, seine Telefonnummer zu notieren?
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Sie haben die sich aus einem Telefonanruf ergebenden
Aufgaben erledigt und müssen eine weitere Person darüber informieren. Doch
der hat gerade keine Zeit und später vergessen Sie es schlichtweg?
-
Sie haben eine Notiz zu einem Telefonat auf einen
Zettel geschrieben, der einfach zu klein war, um Ihn später abzuheften?
-
...
Inhalte
- Verfasser/in der Notiz
- Ort, Datum und Uhrzeit
- An wen ist die Notiz gerichtet?
- Name des Anrufers/Gesprächsteilnehmers
- Rufnummer des
Anrufers/Gesprächsteilnehmers, bei Bedarf Adresse oder Faxnummer.
Wann ist der Anrufer am besten erreichbar?
- Ergebnis des Gesprächs
- Sich aus dem Ergebnis ergebende Aufgaben
- Ist ein Rückruf oder eine
schriftliche Antwort gewünscht/erforderlich?
Bereits während eines Telefongesprächs
sollte man sich Notizen machen. Notizen zu einem Auge-in-Auge-Gespräch
sollten gleich im Anschluss daran gemacht werden. Wichtige Notizen sollten
mit zu den Akten genommen werden.
Unser Tipp:
Nutzen Sie für jeden Vorgang ein separates Blatt.
Hierzu empfehlen wir die Verwendung eines Vordrucks "Telefonnotiz". Dieser
bietet ausreichend Platz, um alle erforderlichen Angaben zu notieren.
Die Dokumentation von Telefonaten wird verbessert -
Informationen können besser aufbereitet weitergegeben werden.
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