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Checkliste Urlaubsvertretung
- Wer wird mich während
meiner Abwesenheit vertreten? Kollegin? Zeitarbeitskraft?
Studentin durch Jobvermittlung des Arbeitsamtes?
- Liste anlegen über
laufende Projekte. Diese sollte ebenfalls Name und
Telefonnummer des jeweiligen Ansprechpartners, sowie Name
und Telefonnummer seiner Sekretärin beinhalten.
- Informieren Sie Ihre
Vertretung über zu erwartende Vorgänge und deren Ablauf.
- Legen Sie eine Liste an
über tägliche und wöchentliche Routinen.
- Nehmen Sie sich Zeit,
um Ihre Vertretung einzuarbeiten. Hierbei geben Sie Ihr
Einblick in die „Tagesmappe“ mit den nach Datum
vorsortierten Vorgängen, Ihre von Ihnen angelegten Karteien
und den Ablauf des allgemeinen Tagesgeschehens.
Erklären Sie die Handhabung der Post (wie sortieren, was
darf sie öffnen, was darf nicht geöffnet werden, gibt es
Regeln über den Zeitraum der Beantwortung von Post).
Auch sollte Ihre Vertretung unbedingt mit Ihrem persönlichen
Ablagesystem vertraut gemacht werden.
Weisen Sie ihre Vertretung in die EDV ein (Ablagesystem,
Vorlagen, Musterbriefe...) und teilen Sie ihr die nötigen
Passwörter mit.
- Legen Sie eine
(Telefon-) Liste an mit wichtigen Personen/Ansprechpartner
und Personen, die Hilfestellung leisten können.
- Sie erleichtern Ihrer
Vertretung den Einstieg, indem Sie sie mit den persönlichen
Eigenarten Ihres Chefs vertraut machen. Nach welchen
Kriterien setzt er Prioritäten? Welche Informationen müssen
sofort an ihn oder an eine entsprechend andere Person
weitergeleitet werden? Welche Informationen wünscht er
morgens auf dem Schreibtisch zu haben? Gibt es Personen, die
bevorzugt behandelt werden müssen? Warnung vor bekannten
Fettnäpfchen!
- Nehmen Sie sich die
Zeit, Ihren Tagesablauf zu dokumentieren. Wichtige Details
die Sie selbst schon kennen, kann Ihre Vertretung nicht
erahnen. Versetzen Sie sich in den letzten Wochen vor Ihrem
Urlaub in die Situation eine „Outsiders“. Auch Checklisten
für Arbeitsabläufe können sehr hilfreich sein.
- Machen Sie sich frei
von dem Gedanken, Ihre Vertretung könnte Sie „zu gut“
vertreten. Konkurrenzdenken ist hier vollkommen fehl am
Platz. Jeder wird wissen, dass die Vertretung als Vertretung
gut war. Über Fehler, die Sie selbst nicht machen würden,
wird man hinwegsehen. Und alle werden sich freuen, wenn der
gewohnte Arbeitsablauf wieder gewonnen wird, wenn Sie zurück
sind.
Checkliste
Urlaubsvertretung
als pdf-Datei
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