|
Protokollführung
Protokolle
dienen als Beweismittel, der Dokumentation oder Arbeitsgrundlage
und beruhen auf Mitschriften zu einer Sitzung.
Protokolle dürfen nicht geprägt sein durch die eigene
Einschätzung des Protokollanten. Sie müssen neutral sein.
In der Praxis werden häufig Verlaufs- und Ergebnisprotokoll
kombiniert: Punkte, die von allgemeinem Interesse sind, werden
ausführlich protokolliert, zu weniger wichtigen Punkten werden hingegen
nur die Beschlüsse und Resultate festgehalten.
Sitzungsprotokolle werden zu Beginn der nächsten Sitzung
verlesen. Danach werden diese genehmigt, oder es werden
Änderungen abgestimmt.
Protokollarten
- Wörtliches Protokoll
Es wird Wort für Wort protokolliert. Verlauf
und Inhalte der Diskussion werden im Wortlaut wieder gegeben.
Dies erfordert
eine sehr schnelle Schreibgeschwindigkeit.
Wörtliche
Protokolle haben eine sehr hohe Beweiskraft, sind jedoch
sehr zeitaufwendig und umfangreich.
Es sind
die Regeln des Zitierens anzuwenden.
- Verlaufsprotokoll
Die Inhalte der Reden und Diskussionen der Teilnehmer
werden sinngemäß wieder gegeben. Dies erfordert
Sachkenntnis des Protokollanten, da er Wesentliches von
Unwesentlichem trennen muss. Durch das
Verlaufsprotokoll soll nachvollziehbar bleiben, wie es z. B.
zu einem Beschluss gekommen ist. Die Redner werden
namentlich genannt.
- Beschluss-/Ergebnisprotokoll
Beschluss- oder Ergebnisprotokolle sind sachorientiert. Reden und Diskussionen, die zu einem Resultat geführt
haben, werden nicht protokolliert. Es werden ausschließlich
die wörtlichen Resultate (Anträge, Beschlüsse usw.) festgehalten.
Da Hintergrundinformationen nicht protokolliert werden,
eignen sie sich als Erinnerungsstütze für die Beteiligten.
Vorlage für ein Ergebnisprotokoll
(rtf / Textdatei)
Vorlage für ein Ergebnisprotokoll
(pdf)
Inhalte eines Protokolls
- Kopf (Angaben über den
Anlass, Zeit, Ort, Teilnehmer, Abwesende,
Tagesordnungspunkte, Protokollführer, Verteilerliste
- Themen und Verlauf der Sitzung
- Thesen der Diskussion und
Hauptargumente
- Ergebnisse/Beschlüsse
- Fuß (Termine, Unterschrift
des Protokollführers und Sitzungsleiters,
Anlagenverzeichnis)
Nützliche Tipps für die Protokollführung
- Fertigen Sie einen Sitzplan an,
auf dem die einzelnen Plätze nummeriert sind.
Bei einem festen Sitzplan wird jeder Person ein fester Platz
zugewiesen.
Bei einem nicht festen Sitzplan muss sich jeder Teilnehmer
zu Beginn der Veranstaltung namentlich vorstellen, der
jeweilige Name kann dann von Ihnen im Sitzplan nachgetragen
werden.
- Für Fachausdrücke legen Sie
bereits im Vorfeld Abkürzungen fest, die Sie beim
Protokollieren benutzen werden.
- Beginnen Sie für jedes Thema
eine neue Seite. Die Seiten müssen unbedingt
durchnummeriert sein. Zwischen den einzelnen Zeilen sollte
genügend Platz sein, um Nachträge vornehmen zu können.
- Sprechen Sie vor Beginn der
Sitzung mit dem Diskussionsleiter ab, dass wichtige
Resultate kurz zusammengefasst werden. Auch bei schnellem
Wortwechsel sollte er darauf achten, dass Sie die
Möglichkeit haben, schreibtechnisch zu folgen.
- Sie sollten in der Nähe des Diskussionsleiters an einem
Platz sitzen, an dem sie alle Teilnehmer gut sehen und
verstehen können.
- Vereinbaren Sie Zeichen mit dem Diskussionsleiter, damit Sie ihm signalisieren können,
wenn Unklarheiten auftreten.
- Die Nachbearbeitung des
Protokolls sollte möglichst bald nach der Sitzung/Konferenz
erfolgen, weil der Vorgang dann noch frisch in Ihrem
Gedächtnis ist.
War dieser Beitrag hilfreich für
Sie? Dann würden wir uns über eine Spende freuen, denn unser Projekt
finanziert sich überwiegend durch Spenden!
|
